Quảng cáo top web
 

Những điều cần cân nhắc trước khi mua máy photocopy

Những điều cần cân nhắc trước khi mua máy photocopy

Máy photocopy là một trong những thiết bị đắt tiền. Vì thế việc tìm hiểu cặn kẽ về máy photocopy sẽ giúp người dùng mua được sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu công việc và tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Dưới đây là những điều cần cân nhắc trước khi mua.

Xác định công suất máy photocopyTrước khi mua máy, cần tính toán nhu cầu sao chụp hàng tháng, để lựa chọn một chiếc máy photocopy có công suất in phù hợp với nhu cầu sử dụng. Công suất của máy photocopy tương ứng với tốc độ sao chụp, tốc độ càng cao công suất máy càng cao. Dựa trên đặc điểm này, máy photocopy sẽ được chia làm 4 loại cụ thể như sau:

 

Nhu cầu công việc

Nên chọn máy có tốc độ (bản/phút)

Công suất sao chụp hàng tháng

Photocopy ít

16 –> dưới 20

20.000 bản

Photocopy trung bình

20 –> dưới 30

20.000 - > 30.000 bản

Photocopy nhiều

30 –> dưới 50

30.000 –> 50.000 bản

Photocopy rất nhiều

50 bản/phút trở lên

Trên 50.00 bản/tháng

Xác định loại máy photocopy

 

Hiện trên thị trường có nhiều loại máy photocopy phục vụ cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Chủ yếu có những loại sau đây:

Loại máy

Tư vấn

Máy photocopy lasertrắng đen

Đây là loại máy photocopy phổ biến nhất trên thị trường, khổ giấy sao chụp lớn nhất là A3.

Máy photocopy laser trắng đen khổ A4

Nếu chỉ có nhu cầu photocopy A4 thì nên chọn máy Photocopy A4 (thường kèm theo chức năng in và scan màu), giá thấp hơn nhiều so với máy photoocpy A3.

Nếu sử dụng không nhiều thì chọnMáy Đa Chức Năng (One in All), giá cả lại cực thấp mà lại có nhiều chức năng.

Máy Photocopy siêu tốc (Report)

Thích hợp photocopy đề thi, mẫu biểu (không có hình ảnh), từ 1 bản gốc nhưng sao chụp số lượng lớn bản sao. Tốc độ sao chụp rất cao, có thể lên đến 120 bản/phút.

Máy Photocopy khổ A0

Dùng để photocopy khổ giấy lớn như bản vẽ trong xây dựng

Máy Photocopy Laser Màu

Chi phí mua máy rất cao và phải có giấy phép trước khi sự dụng

Máy Photocopy hàng trưng bày

Tương đương máy mới nhưng giá giảm 30% so với máy mới.

Máy Photocopy đã qua sử dụng

Mua loại máy này khi muốn tiết kiệm chi phí sao chụp hoặc mua về dủng để làm dịch vụ photocopy. Giá giảm 70% so với mua máy mới.

Xác định chức năng kèm theo máyHiện nay, máy photocopy kỹ thuật số tích hợp rất nhiều chức năng kèm theo, các chức năng này có sẵn trong máy hoặc phải chọn thêm.Một số loại máy có sẵn đầy đủ các tính năng ngay từ đầu hoặc gắn thêm với giá rất rẻ. Trong khi đó một số loại máy không thể nâng cấp thêm chức năng mới hoặc nâng cấp phí rất cao. Việc lựa chọn các chức năng này ngay từ đầu giúp Quý Khách tiết kiệm rất nhiều chi phí và mang lại rất hiệu quả công việc rất lớn.

1

Ví dụ: Máy photocopy có chức năng photo và in ngay từ đầu sẽ rẻ hơn rất nhiều so với máy chỉ có chức năng photo và gắn thêm chức năng in. Người dùng có nhu cầu in khổ A3, thì việc lựa chọn máy photocopy có chức năng in sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí và diện tích so với mua 1 máy chỉ có chức năng photo và mua thêm 1 máy in khổ A3 (trị giá trên 1.000 USD và mực in lại rất mắc so với mực photocopy). Nhưng nếu người dùng chỉ cần chức năng photo thì chỉ nên mua máy có 01 chức năng photocopy để tiết kiệm chi phí.Các chức năng của máy photocopy mà bạn cần cần nhắc để chọn lựa khi mua:

Chức năng

Diễn giải

Bộ đảo 2 mặt bản sao (duplex)

Cho ra bản sao hoặc bản in 2 mặt.

Bộ nạp bản gốc (ADF)

Máy sẽ tự động nạp bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn.

Bộ nạp và đảo bản gốc (ARDF)

Máy sẽ tự động nạp 2 mặt bộ tài liệu của bạn vào máy và cho ra nhiều bộ bản sao chỉ bằng 1 nút nhấn.

Bộ này thường mua khi đã có bộ đảo 2 mặt bản sao.

Chức năng in (Printer)

Nên mua nếu có nhu cầu in nhiều hoặc in khổ A3, vì chi phí mực photocopy rẻ hơn rất nhiều so với mực in, và máy in khổ A3 cũng đắt không kém gì máy photocopy.

Chức năng scan

Chỉ nên chọn nếu có nhu cầu scan số lượng lớn tài liệu để lưu trữ vào máy tính.

Máy photocopy thường chỉ scan trắng đen, chỉ có 1 số ít là scan màu.

Chức năng kết nối mạng

Nếu sử dụng cho nhiều người thì nên chọn loại máy có chức năng in và scan mạng.

Máy Photocopy đã qua sử dụng

Mua loại máy này khi muốn tiết kiệm chi phí sao chụp hoặc mua về dùng để làm dịch vụ photocopy. Giá giảm 70% so với mua máy mới.

Tính toán chi phí mua máyNếu công ty lớn, có nguồn tài chính dồi dào thì việc bỏ kinh phí mua máy photocopy sẽ không thành vấn đề, chủ yếu là chất lượng và đáp ứng đúng yêu cầu sử dụng. Thì đối với một công ty vừa và nhỏ việc trang bị một chiếc máy phục vụ trong công việc hằng ngày, phải bỏ ra một khoản tiền tương đối lớn là quả là một vấn đề lớn.Vì vậy khi tính đến việc mua sắm người dùng cần xem xét, so sánh tính năng và giá cả của các hãng sản xuất, cân nhắc chọn lựa các loại máy, chức năng kèm theo máy, cũng như giữa máy mới và máy đã qua sử dụng.Hãng càng nổi tiếng thì giá máy càng cao, có thể sắp các Hãng Photocopy như sau: Ricoh, Canon, Toshiba, Fuji Xerox, Konica Minolta, Gastetner, Kyocera, Sharp…

2

Trên thì trường hiện nay giá cả một máy photocopy mới của các hãng có giá khoảng từ 1.000 USD – 2.000 USD, tốc độ sao chụp khoảng 16 tờ/phút, đối với những máy tốc độ sao chụp cao hơn khoảng 25 - 45 bản/phút giá cả dao động từ 2.000 USD – 5.000 USD.Hầu hết các máy photocopy mới với giá trên chưa bao gồm các phụ kiện kèm theo, hoặc nếu có thì cũng rất hạn chế, nấu cần thì phải mua thêm.Bên cạnh đó, trên thị trường cũng có một số máy photocopy nhập khẩu chất lượng cao, đã qua sử dụng, tốc độ sao chụp trung bình từ 35 – 45 tờ/ phút, giá cả chỉ dao động khoảng trên dưới 1.000 USD. Các dòng máy này thường đã tích hợp các phụ kiện kèm theo như bộ tự động nạp bản gốc, tự động đảo mặt bản sao, tích hợp thêm các chức năng in, scan… chất lượng bản chụp cũng rất sắc nét, bạn có thể trực tiếp đến các nơi bán để tham khảo cụ thể.Nếu không có kinh phí, người dùng vẫn có thể trang bị cho mình 1 máy photocopy với đầy đủ chức năng, bằng cách sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy.Đây là loại hình dịch vụ rất phổ biến ở các nước phát triển, và cũng đang phát triển rất mạnh ở nước ta trong thời gian gần đây. Quý khách có thể tham khảo thêm để hiểu rõ về mô hình dịch vụ cho thuê này.Không giống như các sản phẩm khác, mọi chế độ bảo hành hậu mãi từ nhà sản xuất. Thì riêng máy photocopy, chế độ hậu mãi bảo hành lại từ nhà cung cấp, nơi bán ra sản phẩm.Vì thế, chọn nhà cung cấp để có chế độ bảo hành và hậu mãi tốt là rất quan trọng. Một số nơi không chuyên về máy photocopy, không rành về bảo hành, bảo trì. Do đó họ bán giá rất thấp, nhưng chỉ cần sử dụng vài tháng là hết bảo hành, bảo trì. Và người dùng lại phải bỏ thêm số tiền rất lớn khác để nhờ công ty chuyên về máy photocopy sửa chữa, bảo trì, khắc phục các sự cố.So sánh giá cả và công năng máyĐối với một công ty vừa và nhỏ việc trang bị một chiếc máy phục vụ trong công việc hằng ngày, phải bỏ ra một khoản tiền tương đối lớn là quả là một vấn đề: vì vậy khi tính đến việc mua sắm người dùng cần xem xét tính năng và giá cả của các hãng sản xuất. Trên thì trường hiện nay giá cả một máy photocopy mới của các hãng có giá khoảng từ 1.500 USD – 2.500 USD, tốc độ sao chụp khoảng 16 tờ/phút, đối với những máy tốc độ sao chụp cao hơn khoảng 25 -35 bản/phút giá cả dao động từ 3.000 USD – 4.000 USD.Hầu hết các máy photocopy mới với giá trên chưa bao gồm các phụ kiện kèm theo, nên người mua cần phải hỏi kỹ nơi bán. Bên cạnh đó trên thị trường cũng có một số máy photocopy nhập khẩu chất lượng cao đã qua sử dụng tốc độ sao chụp trung bình từ 35 – 45 tờ/ phút, giá cả chỉ dao động khoảng từ 1.000 USD, hầu hết các dòng máy này đã tích hợp các phụ kiện kèm theo như bộ tự động nạp bản gốc, tự động đảo mặt bản sao, tích hợp thêm các chức năng in, scan… chất lượng bản chụp thật sắc nét bạn có thể trực tiếp đến các nới bán để tham khảo cụ thể.Tìm hiểu về sản phẩm trước khi muaTrước khi mua bạn cần phải nghiên cứu và thu thập thông tin về sản phẩm dự định mua. Thông tin chi tiết về cấu hình máy có thể tham khảo trực tiếp từ các website của các nhà sản xuất hay quý khách hãy đến tận các cửa hàng để xem thông tin và tình trạng các máy mình dự định mua hoặc tham khảo ý kiến của những người quen đã từng sử dụng. Tất cả công việc này sẽ giúp bạn tìm ra ưu nhược điểm của sản phẩm và có thể biết trước những điểm có lợi cho công việc của bạn hay công tyKhả năng dùng qua mạngNếu bạn đang quản lý một doanh nghiệp vừa phải, hầu hết bạn đều có một mạng lưới kinh doanh, nơi mà tất cả các khách hang của bạn và nhân lực của công ty giao tiếp với nhau. Nếu có nhu cầu dùng máy photocopy kỹ thuật số đa chức năng trong hệ thống này, bạn cần phải chắc chắn rằng trước tiên nó có tính năng kết nối và sử dụng qua mạng. Mua một máy để phục vụ cho nhiều công việc như vậy nhưng lại thiếu chức năng dùng qua mạng sẽ ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả kinh doanh.Phải tiết kiệm hơnĐừng bao giờ nghĩ rằng một máy photocopy đa chức năng có thể thực hiện cùng một lúc nhiều chức năng , không phải tất cả mọi sản phẩm đều có thể. Ví dụ: bạn phải chờ thực hiện xong việc in ấn rồi mới có thể sử dụng chức năng sao chụp và ngược lại. Việc chọn mua một chiếc máy photocopy đa chức năng ngày này có thể vừa tiết kiệm chi phí và vừa gia tăng hiệu quả trong công việc.Hiệu quả và ổn địnhBạn có thể biết được hiệu suất và tính ổn định của loại máy định mua bằng cách thực hiên một xem xét nhỏ về điều mà những người từng sử dụng nói về nó. Thật là thất vọng nếu bạn hấp tấp mua một chiếc máy mà bạn nghĩ rằng nó là loại tốt nhất để rồi cuối cùng nhận ra nó có quá nhiều khuyết điểm.Chế độ bảo hành và dịch phụ hậu mãiMọi sự cồ đều có thể phát sinh nếu bạn thường xuyên sử dụng nó. Hãy cố gắng tìm hiểu xem dịch vụ bảo hành và hậu mãi của người bán hay nhà sản xuất đó như thế nào trước khi quyết định mua.

Tag:


Khách hàng